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導入前 |
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社内外の情報共有をメールに頼りきっていた |
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企業風土活性化をサポートしている当社は、社内イベントの企画運営、健康診断サポート・メンタルヘルスサポート、働きやすい職場環境をつくるファシリティマネジメント、総務業務のコンサルティングなど、幅広い事業を提供しており、拠点が多く分散しているため、情報の伝達・共有手段としてe-メールを利用していたが、常に最新の情報を社内で共有するには不向きだった。
さらに、各事業、外部の担当者も含め5〜20人のプロジェクト単位で仕事が流れるため、情報共有にメーリングリストを多用していたが、大きいデータの添付されたメールがいくつもサーバに溜まり負荷となっていた。
また、本社へ集まる機会が少ない契約社員やアルバイト社員と本社社員との間に手軽にできるコミュニケーション手段が必要だった。 |
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| (2) |
クライアントメールの使用にセキュリティの不安 |
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本社オフィス内ではファイルサーバを使い文書を共有。社外にいる社員とはクライアントメーラーを使っていたが、常駐先のPCや自宅からもアクセスもするためメールデータの個人管理にセキュリティ的な不安があった。 |
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軽くてクライアントに特別な設定が不要なWebベースであること |
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機能が充実しておりコストパフォーマンスにも優れていること |
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社員毎の容量制限やアクセス権が簡単に設定できること |
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以上の理由からdesknet'sを導入。 |
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導入後 |
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| (1) |
クライアントメール使用禁止にしウェブメールに一斉切り替え |
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ログインしてウェブメールが使えるようになるまでの簡単なマニュアルを作成し最初の社内教育で配布した。メールのマナー等も含め１時間程度説明を行っただけだが、desknet'sにログインしないとメールが利用できないようにしたので自然と浸透した。さらにログイン後、管理部門の情報をインフォメーションで必ず確認することを徹底した。
また、導入直後には「電子会議室」に質問受付用スレッドを作成して回答した。さらに管理者が、多く寄せられた質問や効果的な利用方法をまとめたTIPS用スレッドを公開して共有した。 |
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| (2) |
管理部門の業務が楽に |
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「文書管理」機能により、常駐先からもセキュリティを保って、リアルタイムに伝票フォーマットなどの共有が可能となった。また、４つある会議室を、以前は紙で管理していたが、社外からの利用を考慮して「設備予約」機能を公開。電話で担当者に予約状況を確認する手間がなくなり、担当者に気兼ねなくキャンセルが行えるようになった。
管理部門は特に兼務が多く、中には4つのグループに所属する社員もいたが、問合せが少なくなり業務が楽になった。 |
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| (3) |
関東・関西に十数箇所の常駐先社員とのコミュニケーションが増えた |
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組織変更や兼務も多くメールだけではコミュニケーションが取りづらかったのが、「スケジュール」を登録するようになり会議の予定調整などスムーズになった。また、以前より、社員みんなで誕生日を祝うなどコミュニケーションを大事にする企業風土だったが、「ウェブメール」で「利用者名簿」からアドレス入力する際に、誰がどの部門に所属しているかが一目でわかることから、普段話す機会のない部門や常駐先の社員とも連帯感が生まれた。
「電子会議室」もオープンにしており、私的なコミュニケーション手段として、気軽に利用されている。 |
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| (4) |
インフォメーションとスケジュールを連動した新たな活用方法 |
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管理部門からの情報を発信する「インフォメーション」では、メールしかなかった以前の体制を改善し、目的に合わせてグループウェアの機能を活用してもらおうと「電子会議室」「回覧板」「アンケート」や「文書管理」へと利用を導いている。タイトルのはじめに、【要返信】・【要確認】・【お知らせ】・【業務外】をつけて、本文に各機能への対応方法を指示する工夫で情報を分かりやすく整理している。
さらに、全グループに所属するアカウント（通称スケさん）を作成し、スケジュールの「グループ週間」で自分の直下に表示されるよう設定。
管理部門の各種提出物の期限や社内行事（社員の誕生日）を登録してインフォメーションの助っ人の役割を果たす独自の活用方法がスタートした。また、以前より、マネージャから社員へウィークリーのメルマガを配信しているが、これもdesknet'sへと移行できないかと機能や使い方の検討を行っている。社内広報担当者により活用を推進する方法が日々生み出されており、企業ポータルとして欠かせないITツールとなった。 |
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環境 |
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| 導入時期 |
2006年8月 |
| ユーザー数 |
130ユーザー |
ハードウェア
構成 |
サーバOS：Windows Server 2003
CPU：Pentium4 650 3.40GHz
メモリ：1GB
HDD：250GB |
| 主要使用機能 |
インフォメーション、文書管理、スケジュール、ウェブメール、利用者名簿、電子会議室 |
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会社概要 |
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| 会社名 |
株式会社ゼロイン |
| URL |
http://www.zeroin.co.jp |
| 設立 |
1998（平成10）年２月 |
| 従業員数 |
120名（正社員60名・契約社員30名・アルバイト30名） |
| 所在地 |
本社 中央区銀座／他関東関西の十数事業所（出向先） |
| 業務内容 |
企業風土活性化のトータルサポート
イベント企画運営、健康診断事務局・メンタルヘルス対策、ファシリティマネジメント（事業所移転・レイアウト変更）、総務部門専門のコンサルティング・セミナー開催 |
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