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導入前 |
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グループ企業全体の情報共有化を目指して |
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全国展開や派遣対象職種の拡大などによる急速な事業拡大に耐えうる体制にするには、スピード重視の情報共有化が必須。各社単位でグループウェアを導入したら失敗する、グループ全員で利用できなければ意味がない、と考え、導入検討と同時に電話や手帳中心の社員全員の認識を変えることも並行して実施した。 「スピード重視の情報共有化にはグループウェアが必要なのだ」という社員啓蒙活動でグループ全体の足並みを揃え、検討の段階から確実に活用する体制を整えたことで、大きなトラブルなく運用開始できた。 |
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| (2) |
他社製品の導入検討が進んでいたが、desknet'sに逆転 |
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当初は他社製品での導入検討を進め、ほぼ導入が決定していた。しかし、検討中にバージョンアップが行われ、ライセンス体系が変更となり価格が上昇。予算の兼ね合いで悩んでいたところにdesknet’sを知り、機能面・サポート面も充実しているため、3ヶ月程度の検討で導入が決定した。 |
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500名(現在も増加中)のユーザー数で問題なく利用できること |
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ウェブベースで操作が簡単なこと |
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コストパフォーマンスが高いこと |
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以上の理由からdesknet'sを導入。 |
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導入後 |
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| (1) |
利便性が伝わり、教育の手間がかからずに浸透 |
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desknet'sは様々な書式を作成することに非常に長けているため、使いやすくて分かりやすく、スムーズに運用を開始させることができた。操作マニュアルを用意する必要もなく、簡単な操作説明を実施しただけで自然と利用が浸透していった。 アラーム機能の活用により、その日のスケジュールを毎朝携帯メールで確認できることが好評。利便性を実感することで利用が浸透していった。 |
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| (2) |
全22機能中、20機能を公開 |
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desknet'sの機能のうち、20機能を利用し、活用ルールはグループ各社ごとに任せている。各社ごとにオリジナルの各種申請フォームや日報のフォーマットを作成するなどして、活用している。 利用していないのは会計に関わる「購買予約」「仮払清算」の２機能。資源を大切にするため気軽に備品を注文させない、会計面は書面で管理したい、との理由で機能を表示させていない。 |
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| (3) |
グループ全体の情報と、拠点内の情報を効率よく把握 |
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「インフォメーション」は、グループ全体へのお知らせはもちろんのこと、各社単位でも掲示によく利用している。人事通達、社内研修、各支店への連絡事項などの公的な通知から、社員の結婚・出産のおしらせまで毎日数件アップされる。
一方、
「回覧板」は会議の日程調整や歓送迎会など、拠点内・部門内レベルの通知に利用。閲覧状況が確認できるので、導入初期は「回覧板」の確認を促すことで利用頻度の向上に繋がった。現在では社内メール代わりに活用しており、社内のdesknet'sユーザー以外に情報が漏れないため、社内機密情報を誤って社外宛にメール送信してしまうミスの防止に繋がった。一斉に通知されるので伝達スピードも向上した。 総務・労務・財務では月１回部会を開いて、グループ各社の情報交換を行なっている。開催案内の連絡網を初め、グループ間で連絡を取り合う場面でも「回覧板」が活躍している。
「文書管理」は各社ごとにフォルダを持ち、各種帳票のフォーマット、内線表、トップの年頭挨拶、業界用語集などを共有している。 |
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| (4) |
営業スタッフにも多くのメリットが |
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以前は、手書きの伝言ノートを各自の机に置き、外出中にかかってきた電話などの伝言を書き込んでいた。外出時は会社に定期的に電話し、連絡事項を確認。聞き間違いなどの連絡ミスが多々発生していた。
「伝言・所在」を利用し始めてから携帯メールに自動的に通知されるので、こちらから伝言の有無を確認する必要なく、かつ聞き間違いなどの連絡ミスが全くなくなった。取引先との商談中に電話がかかることもなく、メールを後で確認でき、「折り返し電話下さい」のメッセージには画面からワンプッシュで電話できる。営業スタッフから「時間の管理・調整などが自己管理しやすくなった」と非常に好評。
「スケジュール」で予定調整がしやすくなった上、連携して「設備予約」で会議室の予約状況もその場で見ることができるので、手間が省け、利用計画が立てやすくなった。
名刺発注、会社パンフ発注には「ワークフロー」を利用。発注申請の最終フローがそのまま印刷を請け負うグループ内企業の担当者に届くようになっており、注文がスムーズになった。 |
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当初の導入目的は達成。今後はさらに業務効率向上へ |
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「グループウェアを使って何かをやる！」といった流れが社員間で定着し、「グループ企業全体での情報の共有化」という導入目的は実現できた。グループウェアには、最高のコミュニケーションを期待するのではなく、情報の共有化をいかにスピーディに実現するかを期待しているのだという観点や、グループウェアはコミュニケーションの大切な部分を奪うのでなく、補うものであるという観点が定着した。 現在は正社員だけでの利用だが、今後は派遣・アルバイトスタッフへの利用拡大や他システム連携も視野に入れ、さらに業務効率を向上させる活用方法を模索している。 |
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環境 |
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| 導入時期 |
2004年1月 |
| ユーザー数 |
約500ユーザー（グループ17社、120拠点で使用） |
ハードウェア
構成 |
サーバOS：Windows Server 2003
CPU：Xeon 2.4GHz
メモリ：512MB
HDD：70GB |
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会社概要 |
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