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導入前 |
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別フロアへの連絡が不便 |
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サービスエリアの拡大、事業の拡大に伴い、2004年1月から3階建ての現本社ビルに移転。それまではワンフロアのオフィスだった為、伝達事項も社内の会話の中で自然と伝わっていたが、フロアをまたいでの別部署への連絡は階段を行き来して大変だった。スタッフの数も増え、お知らせは社内で回覧板を回していたが、書類に紛れて誰かの机で止まってしまったり、外出の多い人のところで滞ってしまったりと、きちんと回覧されないことが多かった。時には回覧に3ヶ月もかかることがあった。 |
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| (2) |
社員の行動予定を可視化したい |
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放送局という仕事上、早朝から深夜まで、土日も放送があるため、打合せのスケジュールを確立することが難しい。不定休の上、出社時間も不規則であった。特に、多人数での会議を行う際などには日程調整が困難で、一人一人に予定を確認してまわっていた。それぞれのスケジュールを確認する回覧板を回しても、なかなか担当者に回覧板が戻らず、意味を成さないこともあった。 |
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| (3) |
会議室の予約管理が曖昧 |
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会議室の予約は総務部の壁に予約表を書いて貼る、という方法であった。総務まで足を運ぶことが手間な上に、空き状況が分かりづらく、予約が重複してしまったり予約無しで勝手に利用されてしまったりと、きちんと管理されていなかった。 |
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すでにdesknet'sを利用している取引先から紹介されたこと |
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展示会でdesknet'sに実際に触れる機会があり、無料体験版ＣＤをもらったこと |
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技術部内で試運用。社内コミュニケーションの向上がプラス評価であったことユーザーインタフェースが分かりやすい |
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ユーザーインタフェースが分かりやすい |
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以上の理由からdesknet'sを導入。 |
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導入後 |
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| (1) |
まずはスケジュール管理からスタート |
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利用開始の際に、社内セミナーを開催。簡単なマニュアルを配布し、まずはスケジュールを登録させる癖をつけること、会議室を利用する際には予約をすることを必須とし、情報登録方法をレクチャー。
その後システム担当者宛に操作方法の問合せが来ることもほとんどなく、1回の簡単な講習だけで全員が使いこなすようになった。
スケジュール登録の浸透により、社員の行動把握ができるようになり、会議の日程合わせが簡単かつ確実に行えるようになった。また、パートアルバイト、外注スタッフの出勤日の管理にも役立っている。 |
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| (2) |
会議室・社用車の予約状況が見える |
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「設備予約」の活用で、会議室のダブルブッキングも無くなった。「設備予約」は社有車の予約にも役立っている。営業車、回線工事用の技術車、送迎等に利用する共用車をスケジュールと共に管理。自席から、一覧で予約状況が確認できる為に好評である。 |
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| (3) |
他部署のお知らせも情報共有 |
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人事や冠婚葬祭など全社的なお知らせは「インフォメーション」を活用。ほかにも、技術部からはメンテナンス工事の実施地域・期間、営業からはキャンペーン情報やチラシのポスティング予定などが掲示される。お客様からの問合せ電話は営業・総務にかかってくる為、部署を超えてすぐに情報が確認できることで対応がスムーズになった。 |
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| (4) |
回覧スピードが格段に向上、意見収集も便利に |
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回答が欲しいお知らせは「回覧板」を利用するなど、個人の判断で「インフォメーション」と使い分けている。印鑑の不要なレベルの簡易的な稟議書は「回覧板」で回している。新サービスの名称募集にも利用。以前のように滞ることなく全員に一斉に情報が行き渡らせることができるメリットを感じている。 |
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| (5) |
利用環境が整い、更なる活用方法を計画中 |
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導入から1年。最初は1人1台ＰＣが支給されておらず、ひとまずはスケジュール登録が必須、という程度だったが、マシンも増え、他機能の利用ルールも定まってきた。今後は本来の目的であった「文書管理」の本格的な活用、また部署ごとに紙で提出している日報を「レポート提出」に移行するなど、更に利用を深めていきたいと考えている。地域密着の報道機関として、社内の情報共有・業務効率化によるサービス強化に努めていく。 |
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環境 |
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導入時期
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2004年9月 |
| ユーザー数 |
85ユーザー（管理用アカウントも含む） |
ハードウェア
構成 |
サーバOS： RedHat Linux 7.3 CPU： Pentium 3, 933MHz メモリ：1GB HDD：18.2GB |
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会社概要 |
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