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導入前 |
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(1) 通達・お知らせなどの情報伝達に不便が生じていた
大学職員は校舎、事務局棟、図書館など、業務ごとに違う建物・部屋で仕事をしている。
お知らせは学内便の利用や印刷物の掲示、電話やメールなどの手段を使っていた。伝達洩れの発生、不在者への再連絡が手間となる等の問題があった。
近年の業務の複雑・多様化に伴い、部署間の連携を必要とする業務が多くなり、情報伝達の徹底とスピードアップが求められていた。
(2) 新学部設立に伴い情報共有の必要性が高まる
2005年4月に日本初の「社会イノベーション学部」を設立、その準備期間は全学を挙げて高校訪問などを実施した。今までは学内での業務が主だった職員も外出の機会が増え、スケジュール把握の必要性が高まった。
また、学部事務職員などは、一つの学部で教官室や資料室など複数箇所に分散して勤務しているためお互いのスケジュールが分かりにくく、特に新学部では新しい業務へ向けて情報共有が迫られていた。
(3) グループウェア活用の環境が整備された
学生の入学・進級等の情報を管理する教学システム更新に伴い、事務職員に1人1台のネットワークに繋がるＰＣを支給した。ＰＣ管理一元化と共に、情報共有ツールの利用を検討することに。
・各部署を繋ぐためのスケジュール管理・情報伝達ツールを比較検討
・ユーザーインターフェイスが分かりやすい上に自由度が高く、且つ、安価
・クライアントにソフトを必要としないことから、管理が容易
・Webベースでどこからでも使用可能
以上の理由からdesknet'sを導入 |
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導入後 |
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(1) 利用説明は一切行わずに利用開始
事務職員全員での導入開始の際、説明会などは一切行わず、製品カタログを配布しただけだった。担当者は、必要であれば後から説明会を開こうと考えていたが、分かりやすいインターフェイスのお陰で、徐々に利用が浸透していった。学内では「ss-desk(エスエスデスク)」の呼称で親しまれている。
(2) スケジュール管理は導入効果をすぐに実感
職員間でニーズの高かったスケジュール管理は、登録が簡単に行えると好評。どこでどの部署が何を行っているのか、また他部署も含めた上司達のスケジュールが一目で把握でき、大学内の会議等スケジュールの通知も便利になった。
大学事務局長も使いやすいと率先して利用している。自宅からもアクセスできるので、朝その日の予定を確認して出勤するなど、手帳の手離せなかった管理職の生活が変わりつつあるようだ。
また、特に４月には新入生向け在校生向け各種ガイダンス等が様々な場所で行われている。迷った新入生に対してもスムースな対応が可能になった。
(3) 通達はインフォメーション機能を利用
個人情報保護法に関する注意や、夏季休暇中の連絡先について、ノーネクタイデーの告知、講演会の案内など、事務職員間での様々な通知やお知らせにインフォメーション機能を利用。
課長職を中心とした会議で利用を呼びかけ、事務局長自ら率先してインフォメーションを流すことで、浸透効果があった。
部署別に指定してインフォメーションを作成できる為、システムメンテナンス時にネットワークの止まる箇所にだけ通知するのにも役立っている。
(4) プロジェクトの進捗管理・手順の整理にも活用
情報センターではプロジェクト管理機能を利用し、システム管理に伴うプロジェクトの様々な工程を管理している。タスクの登録作業はプロジェクト完遂のために必要な手順を整理する一端ともなっている。現在も校舎新設に伴うネットワーク構築を進めている最中で、ＬＡＮ工事やシステム移設の作業状況を建物ごとに進捗管理している。
各スタッフがシステム検証等それぞれの仕事をプロジェクトとして登録・管理している。desknet's無しでは仕事が分からなくなってしまう程に利用されている。
また、マシンのリース期間と支払い状況の管理にも重宝している。
(5) 今後はペーパーレス化の取り組みにも
これまで紙しかなかった内線番号簿も、ユーザー名簿・アドレス帳を活用。職員のメールアドレス、内線番号、部署の直通電話・FAX番号を登録。部署名・人名両方から引ける名簿とした。
今後はワークフローを活用することで、ペーパレス化を進めるとともに大学内の申請・決済の手続きをスムースにできればと考えている。 |
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成城大学様
トップ画面 |
成城大学様
プロジェクト管理画面１ |
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成城大学様
プロジェクト管理画面２ |
成城大学様
プロジェクト管理画面３ |
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環境 |
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| 導入時期 |
2005年4月 |
| ユーザー数 |
125ユーザー（大学全事務職員） |
ハードウェア
構成 |
サーバOS：RedHat Linux3.0
CPU：Xenon
メモリ：1GB
HDD：80GB |
| 主要使用機能 |
スケジュール、インフォメーション、回覧板、プロジェクト管理、電子会議室 |
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団体概要 |
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