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導入前 |
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(1) ファイルサーバを活用、エクセルによる情報共有の限界を感じる
ファイルサーバの共有フォルダを活用。営業日報や販売実績グラフ、来客予定表、全社掲示板、新聞記事スクラップ、商品情報等を共有していた。既読/未読状況もエクセル内で管理していたが、誰か１人が更新していると他の者は参照しか出来ず、新情報が登録されてもその都度Mailや朝礼で通知する必要がある為、情報確認の徹底に手間が掛かった。
また共有情報の増大に伴い、どこに何があるのか分かり辛くなっていた。
(2) 外出の多い社員とも確実なコミュニケーションを実現したい
1ヶ月のうち半分は取引先や工場等へ出張している社員もおり、スケジュールは個人で管理していた為、誰がどこへ行っているのか全体で把握しきれなかった。また、出張の間に社内の情報を確認する手段はMail一斉同報以外に無かった。
・全社員のスケジュールを共有し、業務ロスを減らしたい
・出張先・自宅からのモバイル環境を実現したい
・管理者の負担は少なく、且つこまめに制御したい
・多機能な製品を出来る限り低コストで導入したい
・必要な情報が集約され、迅速な意思決定が可能なコーポレートポータルを構築したい
・自分からアクセスせずとも各自「必ず見るべきもの」の確認を自動で促す仕組にしたい
・「気づき」から「行動」に結びつく情報共有を実現したい
2年がかりで検討の結果、社員コミュニケーションの補完ツールとしてdesknet'sが最適と判断。導入を期に組織の「可視化」と「総力化」を掲げ業務改革を行った。 |
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導入後 |
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(1) ポイント制の導入キャンペーンを実施
まずは一部社員による試験運用から開始。全社導入の際に、全員が利用する習慣をつけるためにレポートの提出回数や内容、返信コメントの文字数などでポイントを付加し、ポイント上位者は表彰するというキャンペーンを実施。数字で利用状況が可視化でき、キャンペーンの間にアクセスが増え、社員が頻繁に活用するようになった。
(2) 行動計画につながる情報共有を徹底
まずはスケジュール機能の利用により、社員の行動予定と行動履歴を全社ガラス張りに。さらにレポート提出機能による「報連相」を徹底。営業日報の報告先は「全営業マンと全部門の課長職以上」にルール化しPlan・Do・Check・Actionに該当する項目を必須入力とすることで、営業活動状況を情報共有するだけでなく、役員からの直接評価や同僚・他部門からのアドバイスにより、やる気の引き出しと次の行動計画につなげている。
(3) 「聞いてない・知らなかった」と言わせない確実な情報伝達を実現
社内Mailに代わり回覧板機能を活用。誰がいつ確認したのか・伝達事項に対してどのようなコメントを残したのかを一覧で表示できる為、情報発信側に好評。通知機能により、出張先の社員も即時携帯Mailで情報を確認できる等、スピーディーで確実な情報伝達環境が実現できた。
また社内PC環境の見直しを行い、desknet'sを一日中開いたまま他の処理を行ってもフリーズ等の障害の起きないスペックに統一、インターネット環境もADSLから光に移行し、環境が活用浸透の障害となる可能性を封じた。
(4) 共有文書は必要な情報がすぐに検索できる環境に
今まで共有ファイルサーバを利用していた共有文書の管理は、全社的に「必ず見るべき・使うべきもの」を文書管理にも併せて登録。文書検索がどこでも容易にできるようになった。
新規ファイルを文書管理に登録した際には、インフォメーション機能を用いて全社員に新情報の所在をハイパーリンクで通知し、鮮度の高い情報共有を実現している。
また、インフォメーション機能は今までの全社掲示板としても活用。指定により全社員だけでなく幹部等の限られたメンバーへの発信も可能となった。掲示期間の設定も容易で期間終了後も過去の履歴を簡単に検索できる。今までエクセルベースで更新を行っていた担当者の負担が一気に削減された。
(5) 社内ポータルとして活用
タブメニューには、自社ホームページ、ニュースサイト、売上実績グラフの他、各部門の年間目標をまとめたパワーポイントのスライドと社長の今期会社方針を設定。目標設定時の初心を忘れぬよう社員の意識向上にも役立てており、社内外の情報がdesknet'sに集約されている。 |
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環境 |
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| 導入時期 |
2004年5月 |
| ユーザー数 |
50ユーザー |
ハードウェア
構成 |
ホスティングサービスを利用
サーバOS：RedHut8.0
CPU：PentiumⅢ1GHz
メモリ：512MB
HDD：240GB |
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会社概要 |
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