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導入前 |
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(1)消防本部所属間の事務連絡に時間と手間がかかっていた。連絡事項を電話やFAX、文書であれば郵送もしくは直接持参していた( 1番離れている分署まで1時間)。地方なので郵送だと2,3日かかっていた。重要なものは郵送、急ぎのものは速達で、11所属それぞれに送っていた。
(2)消防本部内の情報公開・共有の必要性を感じ、方法を模索していた。
(3)設備予約の方法の効率が悪かった。体育室（一般にも貸出）・会議室・駐車場の設備予約では、まず本部に電話をしてどこが空いているか空き状況の確認をしてから、日程の決定後、再度電話で予約という2段階を経ていた。
(4)事務手続き、報告作業の効率が悪かった。超過勤務手当や出張旅費を電話やFAX、郵送で報告していた。各部署で毎月集計後フロッピーに保存し、本部へ郵送か持参していた。火災統計や救急統計は毎月・毎週・毎日のものがあり、同様にFAXやフロッピーで報告していた。
国からの通達に従い、所内にネットワークの導入が決定したが、今までメールアドレスもなく何から手をつけてよいか、分からない状態だった。初心者にも簡単で確実に作業効率が上がるdesknet'sを販社（東芝情報機器株式会社)に推奨され、導入を決定した。 |
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導入後 |
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本部から各所属に報告を求める時、メールで一括して通知できる。本部と所属間の連絡に活用している。
(1) 総務から各分署への連絡に、電話や文書で行っていたものがほぼメールで、しかも一括で送れるようになった。 11個所への作業が1回で済むため、経費的・時間的に削減できた。特に時間的な削減が大きく直接持参していた庶務の係は時間を有効に使えるようになった。
各所属のスケジュールを共有するようになって、全体の動きが分かるようになった。
(2) 署内のスケジュール・行事予定を共有。以前は本部だけが分かっていた所属間のスケジュールが共有され、全体の動きが分かるようになった。他にも、気象情報（大雨情報など）・火災情報（発生詳細）をインフォメーションに載せ、情報を即座に、効率的に公開し共有できるようになった。
設備予約の手順が簡素化された。
(3) 設備予約の状況がそれぞれのパソコンで見ることができるので、空き状況を電話でその都度確認しなくてもよくなり計画が立てやすく、時間のロスがなくなった。
給与事務や統計事務にメールを活用し、作業の効率が上がった。
(4) 電話やFAX、郵送、直接持参していたものが、メールで済むようになり時間的にかなり短縮された。
事務連絡の簡素化や作業の効率化では成果をあげているので、さらに次のステップへ活用範囲を検討中。
(5) 当初は、通知に主に回覧板を使用し、情報を受け取ったか確認をしていた。メールに開封確認の機能が増え、最近はメール多用している。慣れた機能を使いがちだが、他の機能にも幅を広げていこうと健闘中。導入したことで、効率的な作業を心掛けるようになった。 |
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環境 |
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| 導入時期 |
2002年9月 |
| ユーザー数 |
11ユーザー（所属数に同じ） |
ハードウェア
構成 |
サーバ/OS：Windows2000Server
CPU：PⅢ-1.40GHZ
メモリ：1GB
HDD：36GB×3 |
| 主要使用機能 |
ウェブメール、スケジュール、設備予約、回覧板、文書管理、インフォメーション |
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会社概要 |
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| 会社名 |
宮古地区広域行政組合 消防本部 |
| URL |
http://www.fire.miyako.iwate.jp/ |
| 設 立 |
1974年（昭和49年）4月 |
| 職 員 |
186名（所属数：11） |
| 所在地 |
岩手県宮古市 |
| 業務内容 |
消防業務全般。消防本部には総務課（予算、任免等）、 消防課（火災予防の査察・指導、原因調査・消防計画等）、指令課（通信業務・情報収集伝達等）がある。 消防署・分署では救助活動や訓練他を行っている。 |
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