使いやすさを追求した究極のグループウェア

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ホーム＞製品概要＞機能紹介＞文書管理
 
機能紹介
文書管理
文書や画像などのデジタルデータを共有できます。時間や場所を気にせずに欲しいデータを入手できます。
文書管理機能を使えば･･･
・ 今までは誰がどこに保存しているのか分からなかった資料もWeb上で検索をかけるだけですぐに見つけられます。
・ 誰がいつ更新したのかが分かるので、古いデータと最新のデータを間違える心配がありません。
・ フォルダごと・ファイルごとにアクセス権を設定できるので、特定部署だけ・特定メンバーだけで共有したい文書の管理も安心です。
・ 今まで場所をとって保存していた書類のペーパーレス化を実現。FAXやスキャンしたデータも自動取り込み設定でプリンタ複合機と連携させれば、手間をかけずに文書管理機能に登録できます！
文書一覧
登録されているファイルをフォルダごとに表示します。
左側のフォルダを選択するとその中に登録されているファイルが右側に表示されます。
フォルダはツリー構造状に何階層も作成でき、「＋」アイコンをクリックすると下層部のフォルダが表示されます。
右側に並んだファイル名、もしくはファイルのアイコンをクリックするとファイルを添付したページに移ります。添付ファイルのリンク部分をクリックするとファイルを開けます。
※ファイルを開く際には、必ず確認画面でデータの種類と発信元を表示し、開くか保存するかを確認できる設定となっています。悪意のあるデータを確認せずに実行してしまうのを防ぎます。
ファイル一覧の上部の表示切替設定で、一覧表示／サムネイル表示の切り替えができます。
文書登録
文書一覧画面から「新規文書登録」のボタンを押すと、文書の登録ページに移ります。
添付するファイルを指定し、タイトルをつけるだけで登録できます。
同時にファイルごとのアクセス権を設定することができます。このファイルを閲覧できるメンバー、変更できるメンバー、削除できるメンバーを、文書の内容にあわせて設定できます。
アクセス権の設定
更新時の排他処理

登録された文書を更新する場合は、作業状態を「更新作業中」とすることで、他ユーザーが過って同じ文書を更新してしまわないよう、更新作業中のフラグを立てることができます。

更新作業中の文書は作業者がどのユーザーか確認することが出来ます。

フォルダ整理
登録したい文書の保存先を分類するためにフォルダを作成することができます。
フォルダが一覧表示されている上部に並ぶボタンの、「作成」をクリックすると新たなフォルダを作成できます。「編集」をクリックすると、指定した既存フォルダのアクセス権などを変更できます。「削除」をクリックすると、フォルダごと（中に登録されている文書もすべて）削除します。「異動」をクリックすると他フォルダの直下に指定のフォルダを移動させることができます。
フォルダの作成は、フォルダ名を入力するだけです。このフォルダ内の文書を閲覧できるかどうかのアクセス権も同時に設定できます。
フォルダに変更のアクセス権がないメンバーは、フォルダ内に新たにフォルダを作成することができません。各フォルダ内のアクセス権はフォルダ編集画面で設定します。ルートフォルダ直下のフォルダ作成権限は管理者設定にて設定できます。
自動取込設定
管理者設定の「自動取込」で、例えばファイルサーバ等で保管されている文書データやスキャンしたデータを、desknet's側で定期的に取り込むか、手動で一時的に取り込むことができます。
これにより一つ一つ添付ファイルを選択して登録する手間が省け、簡単にデータの共有ができます。
更新時の通知機能
アクセス権設定時に、通知機能も設定しておけば、新規にデータが登録されたり更新された際に、関係者へ通知メールが送付されます。自動取り込み設定の際にも、どんなファイルが登録されたのか通知されます。
アクセス権の設定
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