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伝言・所在 |
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「スケジュール」や「タイムカード」と連携して、在席・行き先の状況が分かる所在機能と、定型文を利用して簡単な伝言メモを作成することができる伝言機能がひとつになった機能です。
外出中・打ち合わせ中のメンバーの予定をすぐに把握し、伝言を残す、一連の作業がこの画面ひとつから行えるので、電話対応・来客対応をスムーズにすることができます。 |
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| 画面上部に所在機能、下部に伝言機能を表示します。 |
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所在確認 |
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| サブウィンドウで、グループごとのメンバーの在籍状況がひと目で確認できるので、電話対応時などに便利です。スケジュールの登録と別にホワイトボードなどの行き先掲示板などに書き込む、などという手間を省くことができます。 |
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スケジュールに登録されている予定が｢所在｣に表示されます。
「オート」モードに設定すると、タイムカードやスケジュールと連動し、自動的に所在情報が表示されます。タイムカードの出社ボタンを押すと「在席中」表示に、スケジュールに予定が入っている時間帯は｢離席中｣表示に、タイムカードの退社ボタンを押すと「退社」表示に切り替わります。
「手動」モードでは自由に手動で所在情報を切り替えできます。 |
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伝言メモ作成 |
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| A．伝言メモを送る相手を選択します。 |
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B．用件は、伝言メモで多く用いられる内容を予め登録してあるのでその中から選択するか、自由記入が選べます。 |
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C．連絡先電話番号を記入すると、携帯電話のメールで閲覧した際に、クリックＴｏダイヤルが可能です。 |
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D．伝言を残した日時・担当者の記録が残ります。 |
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伝言参照 |
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| 自分宛に届いた伝言が一覧で表示されます。既読のものは細字、未読のものは太字でタイトルが表示されます。表題をクリックすると詳細（伝言内容、連絡先）が表示されます。 |
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自分宛てに届いている伝言を参照します。どのような内容の伝言なのかが一目でわかります。折り返し電話が必要なメモなどは、忘れてしまわないよう付箋登録をするとさらに便利です。
自分が他人に対して登録した伝言を再度確認したい場合は、サブウィンドウから伝言を登録した相手の名前をクリックすると表示されます。 |
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伝言登録時の確認手段 |
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個人設定の「伝言登録時の確認手段」で「伝言の登録と同時にメールを受信する」を設定すると、自分宛てに伝言が登録された際に、メールで通知されます。携帯電話のメールアドレスを登録しておけば、外出先でもリアルタイムに伝言メモを確認できます。
お客様への連絡や、業務上の問い合わせなどにすばやく対応ができ、携帯電話の留守番電話に伝言を残すよりも確実に折り返しの電話をすることができます。 |
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便利な機能 |
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所在一覧の表示方法を「在席/離席確認」に切り替えると、在席中、離席中のユーザー一覧を表示することができます。
名前をクリックするとそのユーザーの所在情報や、その人宛てに残されている伝言を確認できます。 |
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スケジュールの確認画面で、名前の下にある「伝言」のリンクをクリックすると、伝言作成画面に移ります。予定をスケジュール画面から確認する場合でも、スムーズに伝言メモを作成できます。 |
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