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住宅メーカー |
| 最新技術文書、他拠点の図面が欲しいときにすぐ入手できるように。 |
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製本して配布していた施工に関する技術文書や各支店の共有資料は、毎年新しいものが配布されるが、更新されても気付かずに古いデータを使い続けてしまうケースが多かった。また、他拠点で管理されている図面などのデータは取り寄せないと閲覧できなかった。 |
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文書管理機能で一括管理することで、最新の書類がいつでもどこでも閲覧できるようになった。検索機能で書類を探す手間も省けた。アクセス権の設定により、誰でも閲覧は可能だが変更や削除は担当部署のみ可能となっている。 |
詳しい導入事例はこちらへ（三菱地所ホーム様） |
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病院 |
| 医療機器の操作マニュアルを一元管理、機器の隣で閲覧可能に。 |
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業務機器の使い方が分からない場合は取り扱い説明書を取りに事務室まで戻っていた。機器が増えたり変更されるたびに取り扱い説明書は増える一方で、見たいマニュアルがすぐに分かるように整理したいと考えていた。 |
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マニュアルを全て文書管理に掲載し、使い方が分からないときはその機器の近くに設置されたPCから確認出来るようになった。また、医療に関する新聞記事のスクラップも文書管理に掲載。流行病の情報も閲覧できるようになっている。 |
| 詳しい導入事例はこちらへ（小倉第一病院様） |
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事務機販売 |
| プリンタ複合機と連携し一気にペーパーレス化。 |
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FAXでやり取りする見積書・注文書をファイリングしていたが、後から探し出す際に非常に手間がかかっていた。 |
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プリンタ複合機連携で、FAXデータを文書管理機能に取り込む設定に。日付と時間でファイリングされるので、お客様名を加えるだけで検索のしやすい見積書データベースに。今までファイリングしていたものもスキャナで同様に取り込み、ファイルがあふれていた書庫を整理できた。また、自動取り込み設定と同時に通知設定も活用。営業管理職にはファイルが取り込まれると通知が届くので、自然と
今日は何件の見積り・注文があったのかを把握できるようになった。 |
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出版業 |
| 過去タイトルの管理に利用、参考原稿が見つけやすくなった。 |
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共有ファイルサーバにフォルダを設けて行っていたが、社内の全員がアクセスできてしまうこと、変更した履歴が分かりにくいことが問題になっていた。 |
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1つ1つの書類に細かくアクセス権を設定し、書類を見ることのできる人・変更が出来る人を限定するなど、セキュリティを強化した。編集グループごとにアクセス権を設けた中で、過去掲載データをPDF化して一括管理。過去原稿を参考にしたいときにすぐに見つかると好評。 |
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