株式会社イートスタイル
様の導入事例

多彩な外食・食物販事業を手がけている株式会社イートスタイル様。飲食店、食品販売など多様な業態の店舗を九州・沖縄、中国地方、首都圏に展開しています。
それまで全店舗から大量にFAXで送信され、経営者自ら目を通し、返信していた日報をdesknet's NEOの [ワークフロー]で共有化することに成功。店舗で日々起こる生きた情報を即日把握し、店舗やサービスの改善、マネジメントに活かしています。
多忙な店舗の現場負担を軽減しながら、いかに「重要な情報」を全社共有し、経営品質の向上やスタッフのフォロー、人材定着に役立てているのか、お話をうかがいました。

── 誰もが入店、リピートしたことのある人気店を数多く経営していらっしゃいますね。

外食事業では「サーティワンアイスクリーム」「ポポラマーマ」をはじめとする人気ブランドの店舗に加え、ビストロ「ジドリーノ」、イタリアン「ブレッザテラス」、「ビビン亭」など九州の豊かな食材を活かした自社ブランドの飲食店も直営しています。
また、食物販事業では「サンクゼール」「久世福商店」の各店舗、さらに地元九州の名店であるフランス料理とブライダル「シャトー文雅」や洋菓子・ベーカリー製造販売「マヌカンピス」をグループに迎え、食の文化や楽しさを提供しています。

── 独自のマネジメント力に、信頼を寄せるフランチャイズ本部も多いようです。

2015年度には当社のサーティワンアイスクリーム都城店が「ストアー・オブ・ザ・イヤー」を受賞し、全国1,192店舗の中から唯一の最優秀店舗として表彰されました。
フランチャイズ本部の指導やマニュアルをしっかり守るのが大前提ですが、同時に自社努力でサービスや品質の向上、人材育成にも取り組んでいます。

── さまざまな経営努力の中、グループウェアの活用でめざしたものはなんですか？

日報チェックの効率化と共有です。営業日報は各店舗からFAXで本社に届けられていたのですが、出店数の分、日報の量も増えていきました。

── 柊崎社長は毎日くまなく営業日報を読まれているそうですね。

日報の中身は、1日の売り上げなどの数字と自由なコメント・報告なのですが、店舗のスタッフが書いてくれるコメントには多くの気づきがあります。会社や店舗の課題も見つかるし、素晴らしいアイデアのヒントもある。だから一通一通必ず読んでいます。
これは！ と思われる重要なコメントや報告は、紙のレジュメとしてまとめて、経営陣などに社内回覧していたのです。
しかし、毎日のことですから2〜3日出張すればデスクには膨大な量が溜まってしまい、情報の整理もたいへんでした。さらに、各店の数字は経理が手入力で集計していたのです。総店舗数は現在75店ですが100店舗をめざして事業計画を推進中です。貴重な情報源である日報を有効に活かそうにも紙とFAXでは限界にきていました。

── 紙より効果的な共有手法としてグループウェアの導入を検討なさったのですね。

当初は営業日報に特化した製品をいくつか検討したのです。ところがコメント・報告を重視する当社の日報を置き換えるには「定型書式しか利用できない」、あるいは「自由入力欄」があるだけといった製品が多く、コストにも納得がいきませんでした。
そのような中、多機能なグループウェアdesknet's NEOが社員の目にとまったのです。

── desknet's NEOご採用の決め手となったのはなんですか？

desknet's NEOなら営業日報を手始めに、行動予定の管理共有など、将来的な社内ニーズや目的に合わせて機能を追加利用できます。
出店数は着実に増えていきますので、1ユーザーあたりのコストが抑えられるうえに試算もしやすく、新規出店時にもインターネット環境さえあれば、すぐ店舗と本社がつながる環境が整備できるのがいいですね。
パソコン、スマートフォン、タブレットなどマルチデバイスへの対応は、店舗の臨店（巡回）時や利用空間が限られる店舗内での活用にも適していると評価しました。

desknet's NEO採用の決め手となったのは
・目的にそった営業日報の書式設定、運用が可能だった
・コストパフォーマンス　1ユーザーあたりのライセンス料が適価
・ネット環境さえあれば活用でき新規出店・ユーザー増にも最適
・社内ニーズ・目的に応じて利用機能を追加、活用範囲を拡張できる
・ITスキルを問わず、社内教育が不要な直感的な使用感

── 日報の設定やユーザーへの提供はスムーズにいきましたか？

日報には[ワークフロー]を用いましたが、書式作成も項目をパズルのような感覚で設定でき、利用計画に合わせ作成できました。使い方も簡単で、公開直前に店長会議で利用目的と簡単な説明を行っただけで利用は定着しました。

── 営業日報共有に[ワークフロー]を用いた背景、留意点を教えてください。

多様な業態の店舗を経営しており、業態ごとにマネジメントの部署も異なります。それぞれの部署ごとに日報情報の経路が流れるよう整理したかったのです。
日報の運用にあたっては、店舗から本社へ。という情報の流れに「社長～取締役～各業態のマネージャー」を組み込み、今まで社長だけが見ていた紙の時代にはできなかった日報の全社共有が一気にできてしまったわけです。
書式作成では、利用上ユーザーが違和感を感じないよう留意し、紙の日報をベースに1業態1店舗分の試用版を作成してシミュレーションを実施しました。
数字の入力項目に関しては経理担当者の意見を取り入れ、「売上・入金額・小口・課金・不足金・目標売上・昨年同曜日売上」の各項を設け、自動計算を組み込むことで経理担当者は再計算の手間から解放されました。

── ユーザーの使いやすさや運用面で工夫をしたことはありますか？

店舗の業務に負担がかからないよう、記入者は「業態を選んで数字とコメントを入力するだけ」で日報の作成・提出ができ、店舗から本社へ送った日報を担当者全員が閲覧・承認したら、「ふたたび店舗に戻す」経路設定にしたことです。これは、社長やマネージャーが記入したコメントをフィードバックするためで、店舗で最終確認したら本社の経理が会計システムに入力して完了・集約する流れにしました。
日報が一方向の流れではなく、コメントがきちんと返ってくる。現場も報告や意見のしがいがあるし、潜在化している課題やヒントなどの情報が浮上しやすくなります。この仕組みが、利用活性化にもつながっていると思います。
社長の出張時にも出先でその日のうちに営業日報が確認できるようになりました。

── その他の機能活用で得られた効果はありますか？

導入以前は、ブランドや業態ごとのシステムはあったものの、ITに関しては本社を中心としたインターネットとメール利用が中心でした。desknet's NEOの導入で、株式会社イートスタイルとして全社共通の情報基盤ができました。
社員も店舗もすべて散らばっているので [スケジュール]を利用するだけでも、打ち合わせや連絡がスムーズになりました。社長自ら日々の行動予定をこまめに入力・公開しているので、社員にもスケジュールを確認し合う習慣が定着して、社長の臨店時には事前に行動予定をチェックしていた店舗スタッフから「そろそろいらっしゃるころかなと思っていました」と声をかけられることもよくあるようです。
社長がスケジュールを積極的に活用することで、１人ひとりが情報共有の大切さを意識するようになり、全社的な利用促進の効果にもつながっているのです。

── desknet's NEOがもたらした効果についてお聞かせください。

営業日報のコメントはありきたりな業務報告にならないよう、社員もパートナー（パート＆アルバイトのスタッフ）も分け隔てなく記入していますが、みんな店舗の空気を敏感に感じ、「季節を先取りした商品の動き」「品質へのこだわり」「現場の改善したい点」など、実に細かいことをいろいろ書いてくれます。その貴重な情報を全社で即日確認できるようになり、返信のコメントまで共有できる。desknet's NEOで日報の価値がさらに高まりました。
日報のコメントを読めば書いた人の個性や表現力、悩みや不安も感じ取れるし、フォローもしやすくなる。外食・食物販事業の生命線ともいえる人材マネジメントや働きやすい職場環境づくり、人材定着率の向上にも活かせます。
「考えや意見を出し合う」「潜在的な課題にいち早く気づき取り組む」「現場のアイデアを活かす」などなど、desknet's NEOを経営品質の向上に役立てる機会が使うごとに増えていくと思います。