三菱地所ホーム株式会社
様の導入事例

三菱地所ホーム株式会社

業種ハウスメーカー
ユーザー数500ユーザー
利用形態パッケージ版

営業担当への素早い情報伝達で顧客満足度向上。

必要な情報がすぐに手に入る環境を実現し、利用も浸透。

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導入前の課題

(1)社員の予定が分からず、スケジュール管理に手間取っていた
社員の約4割は営業担当で、お客様と“夢の一軒家”を設計する打合せを何度も行う為、外出が多い。営業マンの外出予定の把握が困難であったほか、社員や役員の予定が把握できずにスケジュール調整に手間取った。

(2)会議室の予約は受付のノートで管理
打合せのスケジューリングの際には受付まで確認に行かなければならず、時間の調整も面倒であった。また、ノートは空いている時間を確認するのに見づらい為に不便であった。モデルハウスやハウジングギャラリーなど、他拠点の設備を予約する際には非常に手間がかかっていた。

(3)社内文書は拠点ごとに紙でファイリング
他支店の資料が必要になった際にすぐに入手することができなかった。拠点間のやり取りは電話と FAX がほとんどで、全社的なお知らせは本社からの FAX をコピーして回覧していた。通信費がかさむ他、社員全員に情報が行き渡ったのかどうかを確認する方法がなかった。

(4)社員外出時の伝言メモ等は各自のデスクに備え付けの伝言ノートに記入
外出中の営業マンから自分宛の伝言を確認して欲しいという問合わせの際に本人のデスクまで移動してノートを確認するという手間が発生していた。
また、回覧文書は紙ベースで回されていた為、不在の社員が多いと全員が閲覧するまで何日も掛かる場合が有った。

・電話や FAX よりも確実で手軽な伝達手段を検討
・ネットワーク網強化に伴い１台１台のマシンに設定の手間がかからず一箇所で集中管理のできる Web ベースのグループウェアを希望
・開発・保守に多大な労力と金額をかけたくない
・パソコン初心者が多かった、操作の分かりやすいツールが欲しい
・多機能製品を低コストで導入したい

上記の理由より導入決定。部署・拠点単位で教育を行い、なるべく導入の温度差を作らないよう、約１週間強で全社運用を開始。使い方が分からない時には社内ヘルプデスクにて対応。電話とパソコンのリモート操作による操作手順の説明を行い、ユーザーレベルの均一化を図った。 500ユーザーで全社的に活用。2004年８月、レスポンス改善の為にiOfficeから汎用RDBを利用したdesknet's Enterprise Editionにバージョンアップ。

導入後

(1)個人だけでなく拠点ごとのスケジュール・備品利用状況を情報共有
社員をユーザーとして登録した以外にも拠点・部署ごとの仮想ユーザーを作成。スケジュール機能で全社や各拠点単位のスケジュールを管理。部署毎の予定やフェア、イベント（地鎮祭・上棟式）などの予定を誰もが共有できる様にした。
また、社内の備品は設備予約機能で管理。各設備の利用状況が一目で分かり、例えば住宅フェアのスケジュールと同時にプロジェクターやマイク・スピーカーを予約するなど、スケジュールを組む上で利用の効率化が計られるようになった。

(2)連絡スピードが格段にアップ、確認状況も把握でき確実な情報伝達が可能に
社内のお知らせは全て回覧板機能を利用。全社通知だけではなく、ワーキンググループ単位でも利用している。福利厚生のお知らせ、慶弔回覧、各種伝達事項、モデルハウスの来場者数報告など、全体で多い日には１日に100件以上の回覧板が登録されるほど多く活用している。
さらに、レポート提出機能は確認されると提出者に返信される為、確認コメントをきちんと閲覧したい営業日報等に利用するなど回覧板と使い分けている。

(3)営業担当への素早い情報伝達で顧客満足度向上
回覧板機能や伝言・所在機能の新着情報は通知メールの活用で外出中の営業マンも携帯電話から確認できるので鮮度の高い情報共有を実現。お客様へのレスポンスも向上した。
また、 Web メール機能の利用により、個人の PC にお客様のメールを残さないよう個人情報保護法にも対応。クライアントマシンが不調の際もメールのデータは残る為、大切なお客様とのやり取りの内容が守られるようになっている。

(4)必要な情報がすぐに手に入る環境を実現し、利用も浸透
以前は製本して配布していた施工に関する技術文書や、各支店の書類は文書管理機能に登録。最新の書類がすぐに閲覧できるようになった。アクセス権の設定により、誰でも閲覧は可能だが変更や削除は担当部署のみ可能となっている。
グループウェア導入に伴い紙による情報の回覧は一部印刷物を除き廃止。トップ画面を社員それぞれが頻繁にカスタマイズを行うなど、パソコンが苦手だった社員も積極的に利用するようになった。