株式会社東京ダイヤモンド工具製作所
様の導入事例

東京ダイヤモンド工具製作所様は、地球上で最も硬い鉱物を活用したダイヤモンド工具の設計・製作における先駆的存在です。
同社の製品は、フラットパネルディスプレイや半導体、ハードディスク、光学機器など精密さを要求される製造現場には不可欠な工具として、日本のものづくりを象徴するような著名なメーカーや海外の製造現場などでも活躍しています。

それまで全社共通の情報共有基盤を持たなかった同社では、はじめてのグループウェアにdesknet's NEOを導入。本社と国内各所の営業所・工場を結ぶと同時に、取引先の注文や要請を製造部に発注するための申請書類を[ワークフロー]で管理。精緻かつ高度な製品への要求に応える独自のソリューションに役立て、顧客満足を追求しています。

── グループウェアを導入した背景には何があったのですか？

以前はメールと電話による情報交換が中心で、社内の情報共有基盤がありませんでした。そのため、全社的な情報共有に時間がかかるなど非効率な面がありました。

── 当時改善したかった課題はどのようなものでしたか？

互いのスケジュールは直接確認しあわないと分からない。全社一斉告知も紙の掲示板やレジュメの回覧では、全員に情報が行きわたるまでに時間がかかりタイムラグもある。設備予約も紙で管理していましたから、急な変更による調整の混乱やバッティングなども起こっていました。情報の多くがメールに偏ってしまうといった課題も抱えていました。

── それらの課題をグループウェアで改善しようということだったんですね。

そうです。まずは、インフォメーション、スケジュール、設備予約あたりから始めて、社内ニーズに応じて様子を見ながら浸透させていくつもりでした。

── 製品選定はどのように行われましたか？

導入を検討していた2008年当時、グループウェアはまだまだ進化の過渡期にあったと思います。将来的なことを考慮して市場シェアが高く企業の導入実績が多い製品に絞り込みました。そのほうが、多様な業種の活用実績に製品が練り上げられて、機能追加や機能改善などの進化がスピーディかつこまめに行われると考えたんです。
それらをふまえ、長期継続使用も視野に入れて、数年後も陳腐化しないパッケージベンダーの将来性あるシステムは何か？　ということで製品を絞り込みました。
結果として残ったのがdesknet's NEOと市場を二分するもう一つの競合製品でした。

── どのような手法で2製品を比較検討なさいましたか？

公平を期すため、同条件のテスト環境で各機能を検証したうえで、マトリクス評価しました。結果、機能評価についてはdesknet'sが優位でした。

── desknet's NEO採用の決め手となったのはどのような点ですか？

採用の決め手はイニシャル＆ランニングコストの優位性、わかりやすいユーザーインターフェースです。年齢の高い社員も多く、直感的に使える親しみやすさは重要でした。
さらに、SIerに頼らずすべて自社で運用管理していますから、導入のしやすさ、管理しやすく運用に負荷がかからないことにも着目しました。そういう意味でwebベースである事も必須でした。離れた営業所・工場のクライアント管理やサポートまでは難しく、基幹システムもwebベースで運用していましたし、導入準備やユーザー教育に費やす負担も最少に抑えられると評価・選択しました。

── 導入後から社内浸透まで、どのような取り組みを行いましたか？

インターフェースの親しみやすさを評価しただけあって、導入準備として工数を費やしてユーザー教育を行ったことはありませんでした。こういう便利なものを使いはじめますよとURLだけ伝えて、まずは[インフォメーション]に情報をアップして見せるところから始め、あとはユーザー自身が活用を通して自ら情報をアップするまで自由に活用してもらいました。
利用度の高い中心ユーザーは経営陣や管理部、販売促進部や営業部などで、製造現場はパソコンに向きあう時間はそれほど多くありません。所在もすぐに分かるし、いわば匠の世界、熟練の社員なんです。ただ、活用度の差はともかく、全社員には親しみを持って活用して欲しいですから“Dねっと(DIAMOND NETの略)”というオリジナルのネーミングをつけて、社内では呼び合っているんです。
ユーザーが「使ってみたい」と思わなければ活用は広がりませんが、導入時のねらい通り、シンプルで使いやすいことが社内浸透につながったのだと思います。

── 導入後にすぐ感じられた、社内変化のようなものはありましたか？

全社共通の情報共有基盤としての役割は導入直後から果たせたと思います。[インフォメーション]から [スケジュール][設備予約][文書管理]と活用が広がる過程で、便利さをユーザーが実感し、自発的な機能活用によって業務改善や効率化に役立てられるようになりました。完全な利用定着を実感したのは導入後1年ほどたった頃でしょうか。

── 特に利用度が高く実務面で成果を挙げた機能などはありますか？

業務に直結する機能としては[ワークフロー]があげられます。経路や分岐条件、紐付けなどの機能がバージョンアップごとに着実に進化を遂げていて、各種申請への活用が次第に増えていきました。
当初は財務部の取引先登録票や管理部の研修受講申請書などをシステム部が設定・提供して利用を開始したのですが、利用領域は着実に拡がり、現在では「生産管理」「品質保障」「技術営業」「財務」「設計」関連の13種の書式が活用され、1日平均20案件ほど申請されています。

── 書式作成や経路設定は、そのつど依頼を受けて提供しているのですか？

今は販売促進グループが中心となり、すべて現場で増やしています。最初に提供を開始した財務・管理部関連の[ワークフロー]が呼び込み効果につながり、自主的に活用が広がりました。私たちとしては、それこそがやりたかったところで、トップダウンで上からおろさなくても、「これを使えば便利だ」ということさえ広まれば、ボトムアップで必然的に[ワークフロー]化へとシフトしていきました。

── [ワークフロー]の実務上の効果について、ぜひお聞かせください。

ダイヤモンド工具はお取引先の製造品目ごとに仕様が異なる完全なオーダーメード製品です。製品依頼から社内発注、試作品の評価や改良、製品化まで、お客様の意向や要望の詳細をうかがった技術営業と製造現場のやりとりが頻繁に繰り返されます。その間ステップごとに発生する特急品の依頼やクレーム対応、調査依頼、製品化検討などの申請を[ワークフロー]化することが、製造から納品までの迅速な対応につながりました。

出先や出張先からも申請可能ですし、今までやむなく担当者間で直接やりとりしていた緊急対応の案件も、すべて上長の承認を得てから製造部に依頼されるようになりました。
紙の申請時代はスキャン後PDF保存していたのですが、その手間もなくなりペーパーレス化も実現。FAX利用もなくなりました。業務の中でも工数・コストに最も影響を及ぼす領域でもあり、多品種小ロットの受注体制でお客様からの高度な要求に応える当社のソリューションの正確さ、迅速対応に[ワークフロー]が役立っているといえますね。

── desknet's NEO導入後の手応えや社内全体の効果についてお聞かせください。

まず、共有したい重要な情報はdesknet's NEOに「載せておけばよい」「見ておけばよい」という共通認識が生まれ、行動・意識として定着したことです。desknet's NEOの活用で、今まで煩雑になっていた情報が一元管理されると同時に、情報の目的ごとに、どの機能をどのように活用したらいいかをユーザー自身が判断し、業務で実現したいことを最適な機能を使って実用化しています。
誰もが使ってみたいと思えば、社内教育などを実施するよりはるかに速く機能を習得して使いこなしてもらえる。そんなうれしい手応えを感じているところです。

── 本日は貴重なお話をありがとうございました。