社会福祉法人みなと寮 大阪市立弘済院第1特別養護老人ホーム
様の導入事例

弘済院第1特別養護老人ホームは、社会福祉法人みなと寮が大阪市から指定管理の指定を受け運営している、定員270人に上る日本最大級の介護老人福祉施設です。

いまだ閉鎖的な傾向の強い福祉施設の中で「情報公開」と「人権擁護」の2つを基本理念に掲げ、Webサイトやブログ、SNSを利用した積極的な情報発信を行っています。情報を公開することで事業運営の透明性を高め、これから入所を考えている方や利用者様のご家族が安心できるよう、日々サービスの向上に努めています。

そんな先駆的な情報公開への取り組みとサービスの維持・向上を支えているのが、desknet's NEOによる施設内の情報共有です。150人の職員が働く大規模施設で、全員が施設全体の状況を把握できる横断的な情報共有を実現。職員一人ひとりが利用者様本位のサービスを目指し、やりがいを持ちながら主体的に仕事に取り組める職場風土を築いています。

── 施設の運営開始と同時にdesknet's NEOをご採用いただきました。

当施設はもともと1966年に大阪市が開設し、その後2011年に社会福祉法人みなと寮が大阪市指定管理の指定を受け運営を開始しました。

運営開始と同時に、利用者データを入力してケアプランなどを共有する介護保険支援ソフトを先行して導入しましたが、肝心の職員間の情報共有のあり方が確立されていませんでした。24時間体制で交代勤務にあたる介護福祉施設では、全職員が顔を合わせる機会がほとんどありません。特に私たちの施設は、150人を超える職員が4フロア12ユニットに分かれて働いている大所帯です。チームプレーが欠かせない介護サービスで、「施設内の情報共有をどのよう行うか」というもっとも大きな問題解決のため、グループウェアの導入を進めました。

── 施設内の情報共有の他に期待した利用効果はありますか？

介護業界の恒常的な課題は「人材の確保」です。しかし、閉鎖的な業界の性質により一般の人が実際の介護の現場を認知する機会はほとんどありません。たまに目にするのは介護事故や施設で起きた刑事事件など暗いニュースばかり。そのことから「介護はつらい」「暗い」というネガティブなイメージばかりが定着しています。

そんなイメージを打破するためにも、積極的に情報を公開し風通しの良い施設をつくりたいと考え、「情報公開」を基本理念とした施設運営を目指しました。しかし介護業界では「情報」に対する意識がまだまだ希薄です。施設のポリシーをトップだけではなく職員一人ひとりに行動規範として実践してもらうために、まずは本質を理解してもらう必要があります。そのことから、グループウェアを使った日々の業務の中で情報を共有することの意味や重要性を学んでもらい、職員一人ひとりの情報に対する意識を醸成していきたいと考えていました。

── desknet's NEOご採用の決め手について教えてください。

運営母体である社会福祉法人みなと寮では他社のグループウェアを利用していました。4,5年使っていましたが、細かな設定ができない使い勝手の悪さや、機能を追加するには追加費用が必要な点に物足りなさを感じていたため、当施設の運営を開始するにあたり他のグループウェアを含めて検討を始めました。

desknet’s NEOを知ったとき、まず初めに感じたのがコストパフォーマンスの高さでした。価格自体もそうですが、購入できるユーザー単位が細かいのでムダな出費を抑えられるところにもメリットを感じました。最初の半年間はもともと利用していた他社のグループウェアと併用しながら試用していましたが、実際に試してみるとdesknet’s NEOの方が使い勝手が良かったので、迷わず導入を決めました。

特に一番良く利用する[回覧・レポート]機能の使いやすさと、検討時には重視していなかった[アンケート]機能の便利さに魅力を感じました。desknet’s NEOは他のグループウェアに比べて機能がとても充実しているので、想定している活用の幅がさらに広がる可能性を感じたことが採用の決め手になりました。

── 導入にあたり教育は実施されましたか？

全職員がレクチャーを受けられるよう、複数回に渡り研修の場を設けて実施しました。レクチャーはいまでも新任職員などを対象に毎年1回は必ず実施しています。
介護職員はパソコンに向き合う時間が少ないので、若いスタッフはすぐに使いこなせるようになりますが年配の職員は使いこなすためにやはり時間がかかります。簡単な部分から使えるよう、個別にレクチャーをしています。

── 情報への意識教育はスムーズに行えましたか？

導入当初はなかなか情報共有の仕組みを理解してもらうことができず苦労しました。情報を共有すると利用者サービスを良くすることができるというメリットを何度も繰り返し話していくことで、徐々に理解してもらえるようになりました。

情報共有の便利さや利点を日々の業務の中で職員自身が実感すると、登録される情報の量も質もどんどん進化していきました。他の職員がどういう情報を求めているか、どう伝えれば良いか、ということを職員一人ひとりが考え工夫するようになったからです。例えば行事報告書を回覧する際、最初は普通の文書レポートを回していましたが、ある時「どんな様子かあまりわからない」という意見が出ました。そこで写真をたくさん貼り付けて回覧すると「みんな楽しそう」「いい行事だったんだ」「私たちも次はそういうイベントを企画しよう」といったたくさんの反響がありました。報告書ひとつにしても自分が取り組んでいることをわかりやすく伝え、それを見た他の職員が良いところを取り入れ次に活かす。そんな有用な情報の循環が生まれました。

こういった意識改革は施設外に対する情報発信にもあらわれています。私たちの施設ではブログやSNSを各ユニットが持ち回りで担当していますが、どういう内容であれば介護の魅力を広く伝えることができるか、興味を持って頂けるか、ということをスタッフ一人ひとりが試行錯誤しながら日々ブラッシュアップしています。情報を伝えることの大切さをdesknet's NEOを使う中で学んでいるからだと思います。

── 介護職員の方は実際の現場でどのように活用されていますか？

現場の介護職員の場合、1日の業務のうちパソコンに向き合える時間は少なく、平均的に1時間程度だと思います。それでも出社時・休憩終わり・退社時にはdesknet's NEOで情報を確認し、優先課題を把握してから業務に取りかかるようにしています。desknet's NEOに登録される情報は、日常業務の変更点や依頼、業務内容についての意見交換やアンケート、研修レポート、事業計画書・経営戦略会議録など、多岐に渡ります。

利用者さんやケアに関わる詳しい情報は介護システムを使って管理していますが、各フロア・各ユニットで行っている申し送りの多くはdesknet's NEOで行っているので、1ヶ月で1人あたり約100件前後の情報をアップしています。

── ご利用を通じて、導入前に想定していた効果は得られましたか？

時間と場所を選ばないコミュニケーションが可能になったことで、職員全員が連携して利用者サービスを提供できるようになりました。

見えづらい別フロア・別ユニットの取り組みも、定期的に開催されるユニット会議の報告書を施設内全員に回覧することで、それぞれの取り組みと現状を知ることが出来るようになりました。コメントでの意見交換を通じ、お互いに切磋琢磨しながら業務改善への意識を高め合っています。

交代勤務で必要となるコミュニケーション手段としても最適だと感じています。desknet’s NEOの画面をひらけば、利用者さんに関する引き継ぎ事項から日常的に発生するちょっとしたお願いまで、自分がやるべきことをすぐに確認することができます。職員の間では「デスクネッツを見ましたよ」「デスクネッツで送った◯◯のことだけど」という会話が日常化し、コミュニケーションの手段としてすっかり浸透していることを実感しています。

── 職員のみなさんが主体性を持って仕事に取り組み、楽しそうに働いている姿が印象的ですが、そのような職場づくりにdesknet's NEOは役立っていますか？

「介護の仕事は大変そう」「つらそう」というイメージが世間では先行していますが、私たちの施設でそういったネガティブな意識で仕事をしている職員は、もしかしたら1人や2人いるかもしれませんが(笑)、ほとんどいないと思います。職員一人ひとりが「利用者さんが安心・快適に生活してもらうためにはどうしたらいいか」ということを考えながら、前向きな気持ちで仕事に取り組んでいます。そのためには、やはり情報共有が欠かせないと思います。上の人は上の情報だけを知っている、現場の職員は目に見える狭い範囲のことしか知り得ない、そういう情報格差が介護業界にはまだまだ根強くあります。私たちの施設では、管理職員も一般職員も関係なく全員が同じ情報を持てるので、必要な情報を取得し活用することでいくらでも自分の能力を伸ばし、仕事の取り組みを見直すことができます。そんな職場風土を、desknet's NEOを基盤として作ることができていると思います。

150人もいるので仕事の進め方や考え方が常に一致するわけではないし、不満や衝突が生まれることもあります。そんな意見を含めてみんなで共有しながら意見交換できる場としての役割も、desknet's NEOが担っています。私たちの施設で一番利用頻度の高い機能が[回覧・レポート]ですが、コメントのやりとりが活発に行われています。会議録などの報告書を回覧しても「すごく良い取り組みだと思います」といった評価や意見などたくさんのコメントを貰えるので、また頑張ろうという気持ちに自然と向かいます。また、職員の誕生日には施設長が必ずダイレクトメッセージでお祝いのメッセージを送ってくれます。定型文ではなく一人ひとりに向けたメッセージを頂けるので、自分の仕事の取り組みを見てもらえていることを実感しますし、やる気にも繋がりますね。

そういった情報共有やコミュニケーションを通じて職員がお互いを刺激し合い、やりがいを持って楽しく働けることが、離職防止にも繋がっていることを感じます。これからも「働いていきたい」「働いてみたい」と思ってもらえる職場風土をdesknet's NEOで築き、介護の仕事の魅力を広く発信していきたいと思っています。