株式会社鉄人化計画
様の導入事例

株式会社鉄人化計画様は、東京・神奈川を中心に61店舗を展開する「カラオケの鉄人」を中心に、数々のアミューズメント施設を運営。複数メーカーの楽曲が利用できる集中管理システム「鉄人システム」を業界に先駆けて導入し、店舗ごとに特色ある演出などで、カラオケのエンターテイメント性を独自に進化させてきました。

「コミュニケーションの質的向上がサービスの充実や顧客満足につながる」と考える同社ですが、かつて社内では、スケジューラーや掲示板、ワークフローなど機能ごとに複数のシステムが混在し、思い描く理想の情報共有が実現できない状態でした。

その対策として採用したのがdesknet's NEO。バラバラだったシステムのすべてを統合すると共に、全店舗との情報共有も実現。コミュニケーションとチームワークの強化に不可欠な情報共有の基盤として活用し、さらなる顧客満足、企業改革を支えています。

── desknet's NEO導入の背景についてお聞かせください。

以前はスケジューラー、社内掲示板、ワークフローなど、機能ごとにシステムがバラバラで、毎回複数のIDとパスワードを入力してログインする煩わしさがありました。特にスケジューラーは排他制御ができず予定が重複登録されてしまったり、部署を横断してスケジュール共有ができないなど、とても不便でした。

── 他にも色々不便さをお感じになっていたようですね。

「カラオケの鉄人」だけでも店舗が61店もあり、担当のエリアマネージャーは毎日複数の店舗を回っています。外出先ではスケジュール管理や本社からの通達事項もチェックが困難でしたし、毎日店舗から申請される帳票類の承認も、ワークフローのシステムにログインしないと確認できず、不便さを感じていました。

── グループウェアで実現をめざした事業や業務の目標はありましたか？

導入当時は、第二創業期という位置づけで企業改革に取り組んでいる最中でした。その上で社長自身が社内コミュニケーションの重要性に着目し、グループウェアをもっと使いやすいものに変えて現場のコミュニケーションを円滑にしたいという意識を持っていました。
desknet's NEOの導入には、そのような経営者の意向も反映されています。

── 製品はどのように選定なさいましたか？

複数社のグループウェア4製品と比較検討させていただきました。一時は、別のオフィス向け統合ツールを検討したのですが、ユーザーが使いこなすのは難しいと評価しました。その後も検討を重ね、最終的に残ったのがdesknet's NEOだったのです。

── 採用の決め手となったのはどのような点ですか？

desknet's NEOのコピーに「使いたくなるグループウェア」というのがありましたね。まさにその通りだと思いました。ここをまずさわったら、次はここ。という具合に、一連の操作が直感的にできたことです。数多くの店舗や子会社まで含めると、各拠点に出向いて操作指導するのは難しいし、各店舗からの問い合わせを受け付けるリソースも限られていました。
ユーザビリティがdesknet's NEO採用のいちばんの決め手となりました。

── その他に決め手となった要素は何かありましたか？

店舗からの申請書類の種類が多く、移行にも手間がかかるので既存のワークフロー（X-point）はそのまま継続利用することにしました。desknet's NEOなら連携活用が快適にできる事も採用の一要素となりました。

導入検討時にdesknet's NEOのオンラインデモで検証できるのはとても助かりました。機能活用だけではなく、管理の手順も検証でき、「これならユーザーもすぐに使いこなせるし、管理上の負荷もかからない」といった一歩踏み込んだ要素が実証できました。製品導入を承認・決定するうえでとても役に立つサービスだと思いました。

── 導入準備やユーザー教育は、まったく行われなかったのですか？

30分ほどの操作説明会でログイン方法などの基本操作と利用上の注意、簡単なマニュアルを配布しましたが、それ以外は何もしていません。

── desknet's NEO導入後の効果についてうかがいます。

当初の課題だった複数のシステムによる使いづらさは問題なく解決できました。

desknet's NEOがポータル的な役割を担い、ログイン後は[スケジュール] [インフォメーション][アンケート][文書管理]などの全機能を自由に行き来して活用しています。

本社と店舗、子会社が結ばれ、本社からの一斉告知を同時に共有したり、店舗の状況を確認できる、共通の情報基盤が整備された効果は大きいですね。
既存のワークフローについても、desknet's NEOの各機能とシームレスに併用できるようになり、今まで以上に使い勝手が良くなりました。

── 店舗との情報共有は改善されましたか？

全店舗に情報を行き渡らせたり、各店の情報を共有できるようになったことは大きな変化です。エリアマネージャーもスマートフォンやタブレットを駆使して、出先で本社からの告知や通達など最新情報を確認したうえで、店舗を訪問できるようになりました。新メニューに対するお客様の感想など、店舗ごとに異なる現場の活きた情報を共有できるようになったことは、サービス向上やお客様満足を追求するうえで役立つと思います。

── 業務全般に与えた効果についてお聞かせ下さい。

[スケジュール]は導入翌日からユーザーが自発的に入力するようになり、打合せの調整時には「desknet's NEOの空いているところに入れておいて」というやりとりがあたりまえのように定着して、スケジュール調整が速く確実になりました。
共有すべき情報は「desknet's NEOへ」という意識が短期間で浸透し、一斉告知なら[インフォメーション]、各店舗の店長の意見を求めるなら[アンケート]など、情報の目的ごとに機能の使い分けもできています。
desknet's NEOがあることで、大切な情報や現場で感じた気になることは、みんなで共有して考える。そんな社内文化が醸成されたと思います。

── 今後のご利用展望や課題についてお聞かせください。

今後の展望としては、各店舗での活用をさらに促進していきたいですね。店舗と本社の連携を密接にして、現場の課題や気づきをいち早く共有することが、業務の改善につながります。
立地やエリアごとにお客様の志向も異なりますし、成功事例も含めて各店舗の有益な情報を共有・蓄積・活用することで、サービスの向上・お客様満足に役立つと思います。

── 本日は貴重なお話をありがとうございました。