アイティシージャパン株式会社
様の導入事例

1980年代、わが国初の大手航空会社パソコン商用通信サービスのホストシステムを開発。独自のノウハウと技術力で、航空、鉄道、旅行会社に特化したソリューションを提供しているアイティシージャパン株式会社様では、セキュリティ上の課題からイントラネットに限定していた情報共有のシステムをdesknet'sクラウドにリプレイスしました。厳しいセキュリティの要件に注意を向けながら、スケジュール管理の利便性などを向上させたdesknet's NEOの活用状況についてお話をうかがいました。

── グループウェア導入のきっかけについてうかがいます。

2006年ごろ、スケジュール共有を主目的にdesknet's NEOの競合製品として知られるグループウェアをオンプレミスで導入しました。
当社は、航空業、鉄道業、旅行業など専門性の高いシステムに特化した開発を手がけるシステムインテグレーターですが、業務には、つねに厳格な情報管理が求められています。そのような背景もあって、グループウェアに関しても、今までは情報漏洩防止や業務セキュリティの観点からイントラネットによる社内限定の利用に徹してきました。
とはいえ、顧客との打合せなどで外出の多い経営陣や所属長、マネージャークラスの社員は、社内のグループウェアとは別に、社外では他のスケジューラーで管理するなど、二重の管理をしなくてはいけませんでした。当然、外出中の幹部や社員の予定はリアルタイムで反映されませんので使いづらく、非効率でした。社内限定利用で一定の利用条件は満たしていたため、バージョンアップも行われないままでしたし、そろそろグループウェアを見直すべきという判断からリプレイスを検討することになりました。

── desknet's NEOご採用の決め手は何ですか？

新たな製品の導入に際しては、既導入製品の最新版とdesknet's NEO、他のクラウド型グループウェアを比較検討しました。
製品検討の際には、スケジュール管理などの基本機能のみならず、社員間で共有すべき情報を効率良く一元化して活用できるかどうか、さらに、導入後の活用の展開も視野に各種機能を検討しました。今回、新たな製品にはSNS的な要素も求め、社員間のコミュニケーションの活性化や、社員相互の自発的な情報発信に役立てられるような活用法にも期待していました。
まず、製品決定に先駆けて、各社にデモを依頼しました。既導入の製品に関してはデモを実施していただけず、desknet's NEOともう一製品のみやっていただきました。
当初は各製品の機能に大きな差を感じることはありませんでしたが、desknet's NEOに関してはネオジャパンの担当者の対応や機能的な解説などを実際に拝見して、各機能の連携性やSNS的活用が期待できる［ネオツイ］の搭載などが評価できました。
操作面でも、導入後の特別な操作教育などは必要ないと感じましたし、つねにバージョンアップを重ねて機能が進化していることも確認できました。ちょうど新バージョンのリリースに時期も重なっていたので、desknet's NEOを採用しました。

── desknet'sクラウドをお選びいただいた理由についてお聞かせください。

背景には、やはりセキュリティの課題がありました。運用については、技術的に多様な手法があると思いますが、リスクを負ってVPNなどで外部利用をするなどということは当初より考えていませんでした。やはり、社内の確立されたシステムに穴を開けてしまえば、設定上の不備や利用上の予期せぬミステイク、ハッキングなどのリスクが増大してしまいます。
それならば、ひとつの独立したシステムとしてクラウド製品を利用した方がよいと判断しました。もちろん、当社の場合クラウドだから安心という考え方はしていません。ユーザーである社員のリテラシーも重要ですし、使い続ける以上、セキュリティの課題がないかどうかは、利用しながらつねに注視し続けるという姿勢です。

desknet'sクラウド採用の決め手
・オンプレミスからクラウドへの移行
・直感的に操作できる使いやすさ
・［スケジュール］ほか、機能的な要件を満たしている
・［ネオツイ］利用への期待

── desknet'sクラウドと同時にdesknet's DBもご採用いただきました。

今までは、特定の社員に支給しているPC、携帯電話、携帯端末などを表計算ソフトで個別にライセンス管理していました。それをdesknet's DBでデータベース化して一元管理することで、通信機器や備品などの運用やコスト管理に活用する予定です。まだ利用を始めたばかりなのですが、desknet's DB導入の背景には、将来的にインシデント管理への活用も視野に入れています。

── 利用浸透や活性化をめざして取り組まれたことはありますか？

desknet's NEOは直感的に使えるツールですから操作教育よりは、むしろ運用ルールを明確化して、共有していく事が大切だと考えています。
旧ファイルサーバから［文書管理］へ移行したファイルの管理ルール、［インフォメーション］と［回覧・レポート］の使い分け、閲覧済み［回覧・レポート］のチェックの徹底など、業務に適応した運用ルールこそが重要なのです。
今後は継続的に、社内のグループ連絡会を通して、テーマや課題ごと、あるいは機能ごとに、より効果的な運用方法を定着させていこうと思います。

── desknet's NEO導入後の効果はいかがですか？

イントラからクラウドへ。これこそがdesknet's NEO導入によってもたらされた、最も多きな変化でした。リプレイスの主目的でもあったスケジュールの一元管理によって、外出している社員の予定入力や効率化が進んだばかりではなく、ユーザーの予定がリアルタイムに反映され共有・確認できるようになったことで、すべてのユーザーが積極的にスケジュールへ入力し、注意深く管理・チェックするようになりました。

── 今後のご利用方針についてお聞かせください。

現在、活用を前向きに検討しているのは、［安否確認］です。災害情報や避難所への経路探索にも対応しており、社員個人の端末やスマートフォンからも確認できます。定期訓練などの実践を通じて、つねに活用できる状態を維持し、災害時に備えたいと思っています。
これからもセキュリティを守りつつ活用機能を拡げ、ニーズを見きわめながら利用活性化を進めたいと思います。

── 本日は貴重なお話をありがとうございました。