S（スーパー）ワークフローオプション
大規模ユーザーでの利用を想定した柔軟に対応ができるオプション機能として誕生しました
Sワークフロー機能のメリット
- 1.申請書式と申請経路の連動により申請が簡単
- 申請書式の選択で申請経路が自動選択されます。
申請者の組織長、あるいは組織内の上長を自動選択できます。
- 2.全社規模の組織横断プロジェクトでの利用を想定
- 階層組織を飛び越した仮想グループの作成が可能。申請経路に役割グループを加え、
組織を越えた申請経路を設定できます。
- 3.組織情報の階層管理に対応
- 10階層の組織階層構造と無制限の申請経路に対応しました。
組織階層は10階層、申請経路数は無制限に設定できます。
| 既存のワークフローとSワークフローの違い | ||
| ワークフロー | 比較項目 | Sワークフロー |
|---|---|---|
| 予め、グループごと・個人ごとによく利用する申請経路を設定 | 申請経路 | 基本の経路に直属上長を加えることが可能なため、 経路を個人ごとに多数設定する必要なし |
| 申請書式と経路をその都度選択して作成 | 申請書の作成 | 申請書式と経路を紐付けられるため、書式にあわせた経路が自動選択 |
| 経路はユーザー名に依存するため、再設定する必要あり | 承認者の人事異動 | 組織長設定を変更すれば、経路の変更・再作成の必要なし |
※Sワークフローは、標準機能のワークフローとは完全に独立した機能であり、連動はしておりません。
※SワークフローオプションはVer.4.6より適用可能です。
Sワークフローを使うと･･･
- ペーパーレスを実現でき、申請書が他の書類と混ざり紛失してしまう、といった心配がありません。
- 過去に提出・承認した申請書の検索が素早く行えます。
- あらかじめ選択項目を設けたり、自動計算設定をしておくことで、素早く簡単に申請書を作成できます。
- 承認者が外出中でも、メールで通知したり、自動承認・代理承認の設定ができるので、承認が遅れる心配がありません。
- 申請書式と申請経路が連動する為、誰もが正しい書式と経路を選択し申請を行うことができます。よって、業務手続きを効率良く進めることができます。
- 人事異動にも対応、申請経路で異動があった場合には自動的に承認権限が新任者に渡されます。
- 組織階層は10階層まで登録、申請経路数は無制限に設定することができます。
申請書の作成
申請書作成画面の申請内容部分にある「書式選択」ボタンを押すと、書式の一覧画面が表示されます。
申請書式一覧で青文字で表示されている書式のタイトル部分をクリックすると、その書式を確認できます。
申請者が複数のグループに所属している場合は、申請元のグループを切り替えることができます。
利用する書式のラジオボタンにチェックを入れて「OK」ボタンを押すと、申請書作成画面に反映されます。
新規申請作成画面から登録されている書式選択をするだけで申請経路が自動的に設定することができます。
書式とその申請経路は管理者が設定を行います。
「手続きが分かりにい」「処理状況を把握したい」「問い合わせが多い」「記入ミスが多い」「処理に時間がかかる」「申請書の紛失」といった問題。
誰もが正しい書式と経路を選択し申請を行うことができる為、企業全体の業務手続きを効率良く進めることができます。
直属上司の追加設定
新規申請作成画面から、登録されている書式選択をするだけで申請経路が自動的に設定されますが、後から直属上司を１番目の経路に追加することもできます(複数設定可)。
組織長、組織内上長の自動選択
申請経路で組織長や組織内の上長の変更があった場合も、新任者が自動的に選択されます。
例）人事異動があり、企画部長が山田太郎さんから中野寛さんに代わった場合、 承認権限が自動的に新任者中野寛さんへ移ります。
申請書の確認
申請書が届いた際には、コメントを残して「承認」「否認」を選択することができます。
承認ボタンを押下すると次の申請者に送信されます。
「申請書受取時の確認手段」の設定で、承認依頼の申請書が届いた際にメールを受け取ることができます。
役割の設定
「役割」の考え方で、申請経路に階層組織を飛び越したグループを設定することができます。
例）別々の部署に所属するメンバーが集まった新製品開発プロジェクト（企画部1名、技術部2名、営業部2名）、このチームをひとつの経路に設定することができます。
10階層の組織階層構造と無制限の申請経路設定
管理者により各部署の組織長、役割(部署を超えたグループ)の設定、申請書式等の作成、編集を行います。
S（スーパー）ワークフローの価格は、こちらをご参照ください。
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