大規模環境での快適な運用を実現 グループウェアdesknet's（デスクネッツ）エンタープライズ版

導入前の課題

(1)全国に散らばる拠点への情報伝達に時間がかかっていた

もともとは日産自動車株式会社の「工場から車を運搬する」専門の部門として発足した経緯があり、日産自動車の工場近くや、運送の中継地点となる都市などを中心に、全国に31ヶ所の営業所、35ヶ所の物流センター、14ヶ所の整備工場を抱えている。
本社から各拠点へはFAXや電話で連絡を取っていた。人事情報や申請書などのFAXで送信できない情報は郵送していた。
しかし、電話はお客様からの問合せで繋がりにくいことが多く、仕事中はオフィスに不在となるスタッフも居る為、定時までに伝えなければいけない連絡事項が伝えられずに困ることも多かった。

(2)トップの意思がすぐに伝わる仕組みが欲しい

2001年に日産自動車の傘下から独立、株式会社ゼロに社名変更した。今までは系列会社ということで、社員は「でき上がった自動車を運べばよい」との意識しかなく、業務に対して危機感や競争意識が薄かった。しかし、組織が変わり、新規事業を始めていくにあたり、社長の考えや感じていることをすぐに社員に伝達できるような仕組みが必要となった。

(3)利用環境が整い、効果的な情報伝達手段を模索

2001年はちょうど役員を初めとしてメールが普及しだし、拠点間のLAN環境が整い、社員に個人用PCの配布を開始した時期であった。そこでメールの次の段階の情報伝達手段を模索。雑誌で製品紹介や導入事例が多く取り上げられていたグループウェアの導入を検討した。

上記の理由より、2001年秋、iOfficeを導入。
社内ポータルでの利用を検討し、利用するパソコン端末も増加した為、2005年5月desknet's Enterprise Editionにバージョンアップ。

導入後

(1)導入した次の日から運用開始！

iOffice導入時、構築作業はほとんど必要なく、サーバマシンにインストールした次の日から利用が開始された。
しかし、導入直後はなかなかアクセスしてもらえず、利用が浸透しなかった。そこで、丁度社員にパソコンをセットアップして配布していた時期だった為、PCを立ち上げる際のスタートアップメニューでブラウザが立ち上がりiOfficeのログイン画面が表示されるようにした。
また、社内でOA講習会を行う際に、メニューのひとつとしてiOfficeの操作方法も加えた。情報システム部内にヘルプデスクを設け、分からない際には内線で問い合わせられるようにした。
こうして利用が浸透していった。最初は「なぜスケジュールを公開しなければいけないのか？」と反発した役員も今ではしっかりとスケジュールを登録するようになった。

(2)社内ポータルの構築とdesknet's Enterprise Editionへのバージョンアップ

iOffice内に掲示した事故情報や、他ニュースサイトの自動車関連情報など、欲しい情報がすぐに手に入るツールにする為、また複数システムでそれぞれＩＤ・パスワードが必要な煩雑な状態を改善する為（シングルサインオン）、またログインユーザーごとに参照できる情報を変える為（パーソナライゼーション）にも、新たな情報基盤である社内ポータルを構築することとなった。
その際に、ポータルとともに利用できるグループウェアへの乗換えも検討。今までのiOfficeの情報を引き継げて、ポータルの中に機能別新着ウィンドウを組み込んで表示ができるdesknet's Enterprise Editionの導入が他製品と詳しく比較するまでもなく、すんなりと決定した。
2005年5月には、社内外の情報が満載のポータルの運用が開始された。

(3)社内のお知らせをすべて集約

ゼロ社内で一番活用されているdesknet'sの機能はインフォメーション機能である。ポータルの上部に表示し、全員がすぐに確認できるようにしている。
人事情報やシステムメンテナンス期間のお知らせから、輸送先の住所変更の注意を促す市町村合併情報、先月の事故件数・重大な事故情報、冬季輸送の注意事項など、多岐にわたるお知らせが各拠点から寄せられている。
社員であれば常識であるような自動車の情報でも、電話問合せを受ける内勤の女性スタッフは知識がないことも多い。問い合わせ対応をスムーズにするのに一役買っている。
部署代表のユーザーアカウントが設けられており、インフォメーション登録時は、必ず部署名ユーザーで登録するように徹底している。これにより、どの部署からのお知らせなのかが把握しやすいと同時に、インフォメーション作成権限を持つスタッフの人事異動の際、設定変更の手間をなくすことができた。

(4)機能の用途をはっきり区分け

インフォメーション機能は全社的なお知らせを掲載するのに対し、部署内へのお知らせ事項には回覧板を利用している。こちらは同じ部署内だけのクローズした情報とあって、歓送迎会のお知らせや、定期購読雑誌の目次をスキャンしたデータなど、ややくだけた内容がやり取りされている。
文書管理機能には、各種書類のフォーマットを登録。申請書の類もこちらに書式のデータがあり、印刷して利用しているが、今後はワークフロー機能の活用も検討している。
スケジュール機能と同時に、設備予約機能も活用。本社の会議室予約はdesknet'sからしか行えないようになっている。

(5)「今日も1日がんばろう！」と思えるようなポータルに

ポータルにはまず最上部に物流システムの情報とインフォメーション、会社の株価、その次にスケジュール、その下に回覧板等の新着と自動車情報ニュース、天気予報、システム部がQ&Aを提供する「ゼロパソコン」など多彩なコンテンツが並ぶ。まずページを開いたら重要度の高い情報が表示されるようにし、下のほうには一般ニュースサイトの新着情報など、遊び的なコンテンツも入り、社員が積極的に利用するように工夫している。シングルサインオンや各システムとの連携など、ポータルの構築にはSIerである伊藤忠テクノサイエンスの協力を得た。
ポータル最上部には、前週までの拠点別納期遵守率ワーストランキングが並ぶ。先々月にワースト1位だった拠点は1ヶ月間ポータルに掲示された結果、次月で納期遵守率が100%になったという。ポータルは社長も必ず見ているということもあり、拠点間の競争意識や、事故防止への意識の向上にも役立っている。
「会社の方針のおかげもあり、担当者で自由にカスタマイズできるのが嬉しい」とdesknet's Enterprise Editionおよびゼロポータルの魅力をシステム担当者は語る。毎日少しでも時間をとってポータルをより良くするためのアイディアを出し合っている。今後はロゴなどの表示方法改善やコンテンツ強化に努めると同時に、パソコンと向かい合わないトラックドライバーにも情報伝達できるような仕組みを整えていきたいと考えている。

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