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| 「言葉は世界をつなぐ平和の礎（いしずえ）」を共通理念に、国際社会のコミュニケーションに不可欠な言語教育に力を注ぐ神田外語グループ（学校法人佐野学園）。現在運営している神田外語大学、神田外語学院をはじめとする各学校と関連会社間の迅速な通達や意思決定を実現するためにdesknet'sEnterpriseEditionを導入し、学校法人全体の組織構造にマッチする情報共有の環境を短期間で整備することに成功した。 |
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導入前の課題 |
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分散する関連企業、学校間をむすぶ
大規模ユーザー向けグループウェアの導入を検討。 |
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| 神田外語大学学内の情報共有、コミュニケーションの活性化と同時に、学校法人佐野学園の本部組織や専門学校、関連会社など法人組織全体の情報共有の迅速化・効率化を視野に入れながら情報環境の整備を目指していた。組織全体としては幕張・神田などに分散する拠点間を結ぶこと、大学においてはキャンパス内に点在する施設間での職員同士の効率的な情報共有が必要となっていた。 |
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| これまでグループの中では、ユーザー数が多い大学が先導して、イントラネットによる情報掲示などをすすめ、組織全体の情報共有を試行してきた。しかしスケジュール、設備予約などに、それぞれ異なるソフトウェアを活用していたため、用途別に使い分けなくてはならないうえ、各ソフトのパフォーマンスにも問題があり、利用する部署や職員ごとに活用法や利用度にも差が出ていた。その結果、すでに活用が浸透していたeメールやメーリングリストによるコミュニケーションに頼りがちになり、そこに情報が集中・氾濫してしまう傾向にあった。 |
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製品決定 |
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機能がバランスよくまとまり
すぐに使えて、運用しやすいdesknet'sに。 |
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| グループウェアには高度な機能を持った汎用DB対応の製品もあるが、グループのコミュニケーションを効率化するという観点からは、必要以上の機能は不要と判断。導入が容易なWebベース製品を検討し、機能の使いやすさ、運用のしやすさ、コストパフォーマンスなどの各点からdesknet'sを採用。学校法人全体の複雑な組織構造にも対応できるよう、アクセス権を適切にコントロールでき、モバイル利用のセキュリティも確立しやすいEnterprise版を導入した。 |
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| 1.適正コストで導入でき、各機能がわかりやすく使いやすい |
| 2.必要な機能が絞り込まれており、カスタマイズの必要がない |
| 3.管理上の高度な専門知識を必要とせず、運用が容易 |
| 4.Webベースで、つねに一定のパフォーマンスが得られる |
| 5.LDAPへの対応やCSV形式によるデータ移行が可能で、情報資産を有効活用できる |
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導入効果 |
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| 大学が先行して導入〜浸透を推進し、短期間で学校法人全体の情報共有を実現。 |
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| 2007年3月にまず大学から利用を開始した。それまで個別のツールで管理していたスケジュール、設備予約などは、導入後大きな問題もなく移行でき、そのまま利用が浸透した。大学ではまずグループウェアの概念や利用イメージを、プレゼン・ツール等を活用して会合などの場でユーザーに伝えた。専門学校や関連企業での導入では、先行している大学の導入〜利用事例を参考にしながら推進委員が各現場での活用をサポートした。ブラウザ起動時にdesknet'sのログイン画面を表示するよう設定して利用頻度を高めると共に、従来活用していたメーリングリストなどの利用を徐々に停止し、desknet'sに情報共有のツールを一本化した。 |
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| ■スケジュール |
| ■設備予約 |
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従来個別のツールで活用していた2つの機能なので、desknet'sへの移行が急がれた。設備予約やユーザー名簿など、蓄積データをCSVで取り込み有効活用し、早期に活用が定着した。スケジュールは他事業所への移動時にモバイルで確認しているユーザーもいる。 |
| ■インフォメーション |
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従来はなかった機能でもあり、全職員への情報告知や学園全体の情報共有という観点から重視している。当初は、情報をアップしてもらえるか心配したが、現在、予想を上回る頻度で利用が定着した。 |
| ■回覧板 |
| ■ワークフロー |
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業務と並行して本格的に活用できるよう整備を進めている。［回覧板］はすでに利用が定着しているが、［ワークフロー］は複数の部署をまたいで文書が回るようないくつかの書類をピックアップして活用する予定。入退職、異動の情報をメールアカウントの発行手続きへ繋げるなど活用している。 |
| ■文書管理 |
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異なる拠点・部署間での効率的な文書共有が可能になった。今まで共有フォルダやイントラネットで管理していた規定集、申請書など、全職員が共有できるものとしてオーソライズされた文書を段階的に移行している。 |
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| スケジュール、設備予約への信頼性、パフォーマンスが向上することで、全職員の利用率が高まった。今までなかったインフォメーションでは、当初の狙いどおり、法人組織全体の動きをリアルタイムで把握することが可能になり、学園組織の一体感を強めることにつながった。進行中の業務上重要な情報が整理され業務効率が向上した。 |
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環境 |
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| 導入時期 |
2007年3月 |
| ユーザー数 |
500ユーザー（利用アカウント数／約340ユーザー） |
ハードウェア
構成 |
サーバOS：Windows Server 2003
DB：MS SQL Server 2005 |
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団体概要 |
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| 団体名 |
学校法人佐野学園 神田外語グループ |
| URL |
http://www.kandagaigo.ac.jp/ |
| 法人本部 |
東京都千代田区内神田 |
| 設 立 |
1963(昭和38)年 |
| 業務内容 |
四年制大学・大学院神田外語大学の運営／神田外語学院、神田外語キャリアカレッジ、神田外語キッズクラブなど関連教育機関の運営／株式会社ブリティッシュ・ヒルズ、神田外語アソシエイツ株式会社など関連企業の経営。 |
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