desknet's マニュアル
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■desknet'sのスタートアップ
この度は、desknet'sをご導入いただき、誠にありがとうございます。
インストール後、desknet'sには、メンテナンス用のユーザーが登録されています。
このユーザーを使って、御社の環境、設定を登録し、運用上のメンテナンスを行ってください。

まずは、登録済みのユーザー(責任者等)を選択し、「ログイン」ボタンをクリックしてください。
(初期登録ユーザーには、パスワードは設定されていません。)

ログインすると、トップメニュー画面が表示されます。ここは、desknet'sがお客様に提供する各機能へのメニュー画面になります。
画面左側のメニューリストから「管理者設定」アイコンをクリックし、御社の環境を設定しましょう。

1. 会社情報の設定



まずは、「会社情報設定」メニューをクリックしてください。
ここでは、御社の社名、URL、代表TEL等を入力し、「OK」ボタンをクリックしていただくことで、desknet'sに御社の会社情報が登録されます。
(ここで登録した「会社名」は、desknet'sのタイトルバーに表示されます。)
 

2. メールサーバの設定


メールを送信する機能(「ウェブメール」や各機能の通知メール)をお使いいただくために、メールサーバの設定を行います。
ここでは、POP3、および、SMTPサービスを提供するメールサーバがインストールされ、稼動しているマシンの「サーバ名(ホスト名)」、および、各サービスを提供しているポート番号を登録します。
 
●『POP3』の設定
社内または、インターネット上のメールを受信する際の設定です。
サーバ名(ホスト名)には、お使いのメールサーバのマシン名、もしくはIPアドレスを設定してください。
ポート番号にはデフォルトで「110」が設定されていますが、通常お使いいただく場合、このままでよろしいかと思います。
(メールの送信に失敗するような場合、御社のメールサーバ管理者の方にお尋ねください。)
●『SMTP』の設定
社内または、インターネット上にメールを送信する際の設定です。
サーバ名(ホスト名)には、お使いのメールサーバのマシン名、もしくはIPアドレスを設定してください。
(メールの送信に失敗するような場合、御社のメールサーバ管理者の方にお尋ねください。)
●『メール送信時の認証』の設定
受信メールサーバの認証「POP before SMTP」又は、「SMTP認証」のどちらかを選択して、ユーザID、パスワード、認証方式を設定してください。
なお、ここでユーザIDが設定された場合、「予定通知」「アラーム」「各機能での通知メール」のメール送信時に選択した認証を行います。
※desknet'sでメール送信機能(「ウェブメール」や各機能のメール通知)をお使いにならない場合、各機能のメール送信機能の使用欄の「使用しない」 を選択してください。 スケジュールの登録画面やワークフローの申請経路の作成画面からメールの 送信設定が無くなります。
 

3. グループの登録・編集・削除


「管理者設定−グループ一覧」をクリックしてください。
御社内の部署、グループの情報を登録します。
ここでのグループ分けは「スケジュール」、「伝言・所在」、「タイムカード」等の画面で、表示ユーザー一覧の切り替えに必要となります。
また、ログイン方法の中に「グループ一覧からの氏名選択によるログイン」があります。
このログイン方法をお使いになる場合、グループのメンテナンスが必須となります。

たとえば、御社に下記の部署・グループがある場合

 ●営業部
営業第一グループ
営業第二グループ
営業第三グループ
営業企画グループ
この部署・グループを登録したい場合は、以下のようにグループ情報の「組織コード」を入力すると、登録することができます。

(例)



1) まず、親となるグループ「営業部」の≪組織コード≫に「a01」を入力しておきます。
2) 「営業部」のグループを作成した後、「営業第一グループ」の≪組織コード≫に親グループの組織コード「a01」を入力するか、[親グループ選択]ボタンから親グループを選択して、≪組織コード≫に親グループの組織コード入力を行ってください。
3) 親グループの≪組織コード≫を入力した後、「営業第一グループ」の≪組織コード≫として3桁のコード(b01)を入力して組織コード「a01b01」とします。
4) [OK]ボタンを押して、「営業第一グループ」の登録を行うと、「営業部」グループの下に「営業第一グループ」が登録されます。

なぜこのような登録を行うかについては、次の「ユーザーの登録・編集・削除」をご参照ください。
 
4. ユーザーの登録・編集・削除

「管理者設定−ユーザー一覧」をクリックしてください。
御社内にて、desknet'sをお使いいただくユーザーの情報を登録します。
ここで登録したユーザーが、各個人としてお使いいただくユーザーとなります。

登録したユーザーをグループに所属させましょう。
「ユーザー一覧」にてユーザー名リンクをクリックしてください。
ユーザーの編集画面が表示され、画面下部に、「選択グループ一覧」が表示されます。
この「選択グループ一覧」には、「グループ選択」ウィンドウにて選択したグループが、一覧表示されます。
「グループ選択」ウィンドウから、グループを選択し「OK」ボタンをクリックすると、ユーザーがグループに所属します。

また「削除」ボタンをクリックすると、グループから外れます。

たとえば、「部長」などといった、グループに所属するユーザーでない場合、「営業部」に所属させることで、他の「営業第一グループ」や「営業第二グループ」といった、グループユーザーとは別の位置づけで登録することができます。
逆にグループ長、その他一般社員などのユーザーは「営業第一グループ」、「営業第二グループ」等に所属させることで、「部」に所属する「部長」ユーザーと、「課」、「グループ」に所属する「グループ長/一般」ユーザーの位置づけがはっきりします。

「ユーザー」を登録する際、「ユーザーレベル」という属性があり、そのユーザーが「一般」であるか、「管理者」であるかの設定が行えます。
「管理者」レベルのユーザーであると、他のユーザーのデータをメンテナンスすることが可能となり、ユーザーが削除された、または、申請途中のワークフローが滞留している場合などにその力を発揮します。
 
5. ブックマークの設定

トップポータルの「ポータルデザイン設定」から「共有ブックマーク」メニューをクリックしてください。
御社にて、よくお使いになるサイトを予め登録しておくことができます。
たとえば、「株式会社ネオジャパン」へのリンクを登録するには・・・
「リンク一覧」にて「新規ブックマーク作成」ボタンをクリックし、「リンク作成」画面を表示します。
ブックマーク名:株式会社ネオジャパン
URL  :http://www.neo.co.jp/
と入力し、「OK」ボタンをクリックします。
すると、ログイン画面の下部やトップポータルのブックマークコンテンツに「株式会社ネオジャパン」が表示され、名称をクリックすることで株式会社ネオジャパンのWebサイトへジャンプすることができます。
※「ポータルデザイン設定−トップポータルへのコンテンツ追加」で「ブックマーク」コンテンツを表示している場合のみご利用いただけます。
 
ログイン画面↓ トップポータルの「ブックマーク」コンテンツ↓
 
6. 各機能の設定

desknet'sの各機能は、全ユーザーで共通の項目が設定可能です。
スケジュール、ToDo、伝言・所在、タイムカード、設備予約、ワークフロー、回覧・レポート、アドレス帳、電子会議室には、各々全ユーザー共通の設定がありますので、各機能を起動し、「管理者設定」ボタンをクリックし、1ページの表示件数、データ保有期間の設定などを行ってください。
スケジュールや設備予約では、表示上の項目も設定できます。
 
7. 管理者パスワードの設定


全ての設定が終了したら、「管理者設定−管理者パスワード設定」をクリックし、各設定機能の使用を制限するためのパスワードを設定してください。
(インストール直後は、『管理者パスワード』が設定されていないため、どのユーザーからも「設定」機能を使用することができます。)
 
8.その他の設定

desknet's「設備予約」、「電子会議室」では、グループでよく利用する設備や会議室の設定を行なうことができます。
例えば”会議室”という設備があり、”営業部”というグループがよく利用する場合、「設備予約−管理者設定−設備情報設定」機能にて、該当する設備の「アクセス権設定」に”営業部”を追加しましょう。
同様に会議室でも、会議室に対してよく利用するグループを追加しておくことで、そのグループに所属するユーザーは便利に利用することができます。
 
以上で、desknet'sの基本的な設定は終了です。
 この後は、管理者の方が必要に応じたメンテナンスを行っていただくことで、グループ内の作業を効率的かつ合理的に行うことができます。
 それでは、御社内のグループ活動の活発化、ならびに作業効率のアップに繋がることを願っております。

 
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